養(yǎng)老機構(gòu)行政檔案管理制度

一、目的
本制度旨在規(guī)范養(yǎng)老機構(gòu)行政檔案管理，確保行政檔案的完整性、保密性和安全性，提高行政檔案的管理效率，為養(yǎng)老機構(gòu)的運營和發(fā)展提供有力的支持。

二、行政檔案管理范圍
本制度所指的行政檔案包括但不限于以下內(nèi)容：

1. 機構(gòu)內(nèi)部文件材料：包括各類通知、決定、計劃、總結(jié)、會議記錄等；

2. 財務(wù)檔案：如財務(wù)報表、支出憑證、合同等；

3. 人事檔案：如員工簡歷、考核表、獎懲記錄等；

4. 業(yè)務(wù)檔案：如老人健康檔案、護理記錄、服務(wù)協(xié)議等；

5. 其他檔案：如固定資產(chǎn)檔案、工程檔案等。

三、檔案管理流程

1. 檔案收集：各部門負責(zé)收集各自產(chǎn)生的行政檔案，并按要求進行分類、編目和整理。

2. 檔案整理：整理后的檔案應(yīng)清晰明了，便于查閱。

3. 歸檔保存：整理完畢的檔案需按時歸檔，確保檔案的完整性和安全性。

4. 檢查與更新：定期對檔案進行檢查，及時更新內(nèi)容，確保檔案的時效性。

四、借閱權(quán)限及流程

1. 借閱申請：員工因工作需要需借閱行政檔案時，應(yīng)填寫借閱申請單，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，方可借閱。

2. 審核與批準：借閱申請經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核通過后，員工方可借閱檔案。

3. 借閱期限：員工借閱檔案的期限原則上不得超過一周，如有特殊情況需延期，需提前向檔案管理部門提出申請。

4. 歸還與銷毀：員工在規(guī)定期限內(nèi)使用檔案，使用完畢后需按時歸還，并確保檔案完整無損。對于無需保留的檔案，應(yīng)按規(guī)定進行銷毀。

五、保密及保護要求

1. 保密級別：根據(jù)行政檔案的重要性和敏感程度，將其分為不同保密級別，如機密、秘密和內(nèi)部資料等。

2. 保護措施：對于不同保密級別的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保護措施，如加密存儲、訪問權(quán)限控制等。

3. 應(yīng)急處理：如發(fā)生檔案泄露或丟失等緊急情況，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取補救措施，減輕損失。

六、監(jiān)督及檢查

1. 監(jiān)督部門：養(yǎng)老機構(gòu)的檔案管理部門負責(zé)對行政檔案的管理工作進行監(jiān)督，確保各項制度的執(zhí)行。

2. 檢查頻率：檔案管理部門應(yīng)定期對行政檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

3. 檢查方式：檢查可采取定期或不定期的方式進行，包括全面檢查、專項檢查等。

4. 檢查標(biāo)準：檢查標(biāo)準應(yīng)明確具體，包括檔案的完整性、準確性、安全性等方面。

5. 整改與反饋：對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)督促相關(guān)部門及時整改，并將整改情況反饋給檔案管理部門。

本制度的實施是為了提高養(yǎng)老機構(gòu)行政檔案管理水平，確保行政檔案的完整性和安全性，同時方便查閱和使用。希望全體員工都能嚴格遵守本制度，共同維護養(yǎng)老機構(gòu)的行政檔案管理秩序。